ESA kennis overdragen aan een nieuwe generatie
ESA Lessons Learned: een portal met lessen door professionals voor professionals
Binnen een veilige Microsoft SharePoint omgeving kunnen professionals uit verschillende project teams van ESA en uit de industrie hun geleerde lessen delen met andere professionals. Project teams werken soms wel tien jaar samen aan een project. In die tijd opgedane kennis is onbetaalbaar en het is daarom cruciaal dat deze gedeeld wordt.
Gebruikers ‘in het wild’
Het Aeolus team — ja, van de Aeolus aardobservatiesatelliet — ging aan de slag met ons werkend prototype, terwijl ons team getuige was. Een perfecte manier om de groepsdynamiek en werkwijze van een projectteam te kunnen proeven. We ontdekten waar gebruikers tegenaan liepen en waaraan behoefte was. Met deze input namen we ook het interface onder handen qua gebruiksvriendelijkheid en uitstraling.
Het proces
Project teams werken soms wel tien jaar samen aan een project. In die tijd opgedane kennis is onbetaalbaar en het is daarom cruciaal dat deze gedeeld wordt. Elk teamlid kan in ESA Lessons Learned een les aanmaken. Die is niet meteen zichtbaar voor het team, maar wordt eerst opgeslagen als concept les. Vervolgens kan het document als voorstel worden doorgestuurd om gecontroleerd te worden door een ‘approver’. Aan het hoofd van elk projectteam staat een projectmanager, die de kwaliteit van de geschreven lessen waarborgt. Het document kan voorzien van feedback teruggestuurd worden, of formeel goedgekeurd worden. Het wordt dan uiteindelijk gepubliceerd door de site admin, zodat de les door alle aan Lessons Learned deelnemende teams gelezen kan worden.
‘I think it’s a very good approach and should be applied to every completed project.’
Project controller Aeolus Team ESA, over het gezamenlijk werken met Lessons Learned in de CDF.
Lessen op waarde inschatten
Wordt een openbare les vaak positief beoordeeld door anderen, dan komt deze hoger in de ‘ranking’. Niet als wedstrijdelement, maar om waarde te bepalen, anderen op goede lessons te wijzen en om auteurs ervan te stimuleren goede lessen te schrijven. De beste lessen worden door een content manager uitgelicht op de homepage van Lessons Learned.
Sharepoint op maat
Intern werkt ESA met uitsluitend met Microsoft. Een veilige basis, maar niet altijd even makkelijk naar je hand te zetten. Toch is dat precies wat wij gedaan hebben. Het is een gebruiksvriendelijke portal geworden, met een duidelijke visuele hiërarchie, in de ESA-huisstijl.
‘One way to make sure such knowledge will benefit the people who need it is to engage them in what we call a knowledge harvest: a systematic, facilitated gathering and circulation of knowledge.’
Katrina Pugh & Nancy M. Dixon in Harvard Business Review about Knowledge Capturing
Onder de motorkap
Company web portal
Microsoft Sharepoint
